ビジネス文書を書くコツは「状況」「問題」「解決」を含めること

会社案内等のコピーをふくむビジネス文書を書くコツとは? それは「状況」「問題」「解決」を含めることである。

状況とは何か? 現状分析のことである。現状を分析して問題を明らかにすることである。

問題とは何か? 明らかになった問題の原因を探り、解決の方向性を示すことである。

解決とは何か? 具体的な解決手段を提示することである。

顧客があなたの文書を読むのは、なんらかの問題を抱えており、それを解決したいがためであることを忘れてはならない。

その顧客に対して、あなたの主張に同意してもらうには、あなたが発したメッセージが相手の頭にできるだけ抵抗なくすんなりと入っていくようにする必要がある。そしてそのためには、「状況」「問題」「解決」のみっつが必要不可欠なのだ。

またその際、これらみっつ以外のよけいなものはできるだけ省かなければならない。顧客はあなたが提示する解決にのみ関心を持っている。あなたが自分の文才を誇示しようと夜も寝ないでひねり出したもってまわった「洒落た」表現に感心しているほど暇ではないのだ。

なおこれら三つの順番はこの通りでなくともよい。最初にいきなり解決を提示した方がよい場合もある。このあたりはケースバイケースでその都度順序を入れ替えてもかまわない。

ちなみにこの文章は最初に「解決」をもってきている。

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